Enterprise Content Management:

00:00:14: Willkommen bei Fokus on Modern Workplace, dem Podcast für alle die modernes Arbeiten leben und gestalten wollen.

00:00:20: Wir sprechen über Trends, Technologien oder Erfahrungen aus der Praxis rund um den modernen Arbeitsplatz.

00:00:24: Mein Name ist Fabian Hessebad, System Engineer im Fachbereich Modern Workplates bei der SVA.

00:00:29: Und an meiner Seite

00:00:30: Christoph Seitzbohr in Leadcon-Seiten Collaboration & Information Management auch im Fach Bereich Modern Workplaces der SVA.

00:00:36: Wow!

00:00:38: Schön dass wir wieder da sind.

00:00:39: Fabi ich freue mich

00:00:40: Ja?

00:00:40: Ich freue mich auch Vor allen Dingen.

00:00:43: heute ist ja besonders cool, weil wir gucken uns direkt in die Augen.

00:00:46: Wir sitzen gemeinsam an einem Tisch!

00:00:48: Wir sitzen mal wieder... ...an einem Tisch?

00:00:51: So wie letztes Jahr auch schon.

00:00:53: Das stimmt.

00:00:53: Wo wir den... Äh... Elf-Point-Podcast gemeinsam aufgenommen haben.

00:00:58: Noch mit Toco zusammen.

00:00:59: Da war Toco noch Haus und du Gast.

00:01:00: Und ich Gast.

00:01:01: Jetzt

00:01:02: bist du kein

00:01:03: Gast?!

00:01:05: Du bist gerne gesehen, aber ein gern gesehener Host.

00:01:08: Das können wir gleich mal unsere Gäste fragen.

00:01:11: Denn natürlich haben wir Gäst.

00:01:14: Wir haben heute bei uns dabei einmal den Axel Hötgen und die Stefanie Los.

00:01:20: Axel Steffi herzlich willkommen

00:01:22: hallo!

00:01:23: Vielen Dank dass wir da sein dürfen.

00:01:24: hallo

00:01:25: ja vielen dank an euch.

00:01:29: Es geht ja heute um das Thema, ich muss mal schon ablesen.

00:01:31: Ich habe hier zwei Abkürzungen aufgeschrieben und zwar, ich hab einmal aufgeschrien, ECM und DMS.

00:01:37: Ich hab mittlerweile gelernt es ist ... ECM ist ja nur ein Teil von DMS?

00:01:44: Nee, es war andersrum.

00:01:45: DMS ist ein Teil vom ECM.

00:01:49: Aber bevor wir loslegen stellt euch doch am besten vor.

00:01:53: Wir fangen bei Steffi an.

00:01:55: Ich wollte schon Stefan nicht sagen, aber du meintest ja vorhin Sakuri Steffi und ich wollte gerade Steff... viel mehr!

00:02:02: Stell dich doch einfach mal vor.

00:02:03: Und dann kommen wir auch.

00:02:05: starten wir direkt mit dem Thema?

00:02:06: Alles gut, ich höre auf beides.

00:02:07: Also Steffy, los mein Name genau.

00:02:09: Ich bin hier bei der SVA als Senior Consultant für das Thema ICM unterwegs.

00:02:14: Das heißt, ich bin draußen beratend bei unseren Kunden, leite aber auch Projekte und bin intern hier bei uns im Portfolio an der Grundlagenarbeit mit beteiligt.

00:02:23: Genau

00:02:24: Cool.

00:02:25: Herzlich willkommen.

00:02:25: Schön, dass du da bist.

00:02:26: Herzlichen

00:02:27: Willkommen Steffi!

00:02:28: Achse.

00:02:29: Ja, Axel Holtke mein Name.

00:02:30: Erst mal vielen Dank, dass wir beide hier sein dürfen.

00:02:35: Wie sagt Axel-Holtke meine Name?

00:02:36: Bin eine Solution Architekt für das Thema Enterprise Content Management und kümmere mich halt auch viel so um den Aufbau von den Systemen und auch Beratung beim Kunden und auch mit Steffie zusammen das Thema hier weiter voranzutreiben.

00:02:50: Auch an dich herzlich willkommen lieber Axel.

00:02:52: Danke schön

00:02:53: Ja, dann lass uns doch gleich mal mit meinem Fehler beginnen.

00:02:56: Ich hatte ja gesagt ich habe hier zwei Abkürzungen zu stehen, DMS und ECM Und hab's dann gleich schon direkt vermischt.

00:03:05: und zwar meinte ich ja das DMS... Ne, ich habe angefangen dass ECM ein Teil von DMS ist.

00:03:10: ja genau andersherum.

00:03:11: DMS Ist ja quasi nur eine Unterkategorie von ECM.

00:03:15: Jetzt haben wir hier zwei abkürzungen und bevor wir über die reden müssen wir natürlich erst einmal klären Was bedeuten diese Abkürzungen?

00:03:25: Also wenn wir das mal aufräumen, ist das DMS Document Management und ECM Enterprise Content Management.

00:03:33: Wo kommt das her?

00:03:34: Früher gab es DMS Systeme auch die klassischen Archivmultonnen einfach mal Dokumente ablegen am besten zehn Jahre nicht mehr wiederfinden Und nichts damit machen.

00:03:45: aber man wusste dass sie sicher sind und irgendwann ist das Thema weitergezogen.

00:03:52: Es waren nicht nur die Dokumente, mit denen man gearbeitet oder gemanischt hat sondern angefangen mit den zu arbeiten sie in Prozesse zu bewegen und auch Content unabhängig von Dokumenten.

00:04:07: Mit diesem ECM-System wo es dann nachher hingewandert ist zu verarbeiten.

00:04:12: Ein Moment wenn wir über Dokumete sprechen dann meinen wir aber schon Dinge in Papierform.

00:04:17: Korrekt

00:04:18: also das klassische Papierdokument ist ja der Grund an Sinn, das digital nachher vorzureiten.

00:04:24: Damit ich nicht mehr in Keller laufen muss oder suchen muss.

00:04:26: Oh Gott!

00:04:27: Wo ist das Ding jetzt?

00:04:28: Sondern ich weiß es sind einen zentralen Ort digital aufbewahrt und ich kann's dann halt suchen und... Ich weiß auch dass ich's finde.

00:04:35: Das ist halt immer das Schöne.

00:04:38: Okay.

00:04:39: Und DMS ist also Archivierung.

00:04:43: Kann ich das erstmal so grundlegend zusammenfassen?

00:04:45: Dass da eigentlich eher darum geht Papierdokumente, die ich jetzt vielleicht eingescannt habe.

00:04:51: Dann digital vorhalten kann und das über dreißig Jahre oder hundert Jahre oder je nach was auch immer.

00:04:56: aber es ist zumindest halt irgendwie eine Archivierung vorgesehen.

00:04:59: Korrekt also dass es in beiden der Grund der Grundfokus sind Archivieren.

00:05:03: DMS ist halt bezogen auf das Dokument Und ECM ist halt bezogen auf den gesamten auf Content weil er ja mehr sein kann als nur in Dokumenten.

00:05:15: okay

00:05:15: und deswegen ... ist es das klassische DCR, äh, den TMS.

00:05:20: Ja, brauchen wir auch etwas bei dem ganzen Abkürzungen?

00:05:23: Meine Schuld sorry!

00:05:25: Ist halt... Es gab früher halt nur das Dokument.

00:05:29: Darüber hat sich's ausgerichtet.

00:05:30: Das war wichtig weil es auch natürlich ganz viele regulatorische Anforderung an Dokumente gebiet ich sie aufbewahren muss.

00:05:37: wie lange und deswegen gabs früher diesen anderen Begriff Content eigentlich überhaupt nicht.

00:05:42: Weil das war der Fokus auf Dokumende, dokumentbasierte Prozesse von dem Dokument, was ich physisch in der Hand habe zu einem digitalen Prozess oder digitalen Dokument zu bewegen.

00:05:56: Und daraus ist entstanden es wurde größer Es gab mehr Möglichkeiten.

00:06:00: dann mit den digitalen Systemen Ist dann halt das ECM entstanden weil dann auch auf einmal ERPs dazu kam die sich da mit ihren Daten rein integrierten.

00:06:10: Und ehemann hatte man wie so einen zentralen Punkt in der Mitte des Unternehmens, wo alle Systeme irgendwas reingeworfen haben an Daten und an Content.

00:06:20: Und daraus ist dann Enterprise Content Management sozusagen entstanden weil ich mit Datenstrukturen auch viel gearbeitet habe.

00:06:28: Wie seid ihr denn beide überhaupt zu diesem Thema gekommen?

00:06:32: Wenn nicht das mal so fragen darf

00:06:34: Ich tatsächlich, weil ich in einem System ausgearbeitet habe wo ein ERP-System entwickelt wurde.

00:06:39: Also ein eigenes ERP system für mittelständische Kunden hoch individualisiert an deren Prozesse angepasst und im Rahmen von ERP hab' ich ja natürlich die standardmäßigen Ausdrucke die daraus entstehen, die auch recht sicher aufbewahrt werden müssen.

00:06:56: das war bei den Kunden häufig dann so einen Einstiegspunkt.

00:06:58: also wenn wir das ERP verkauft haben haben wir eigentlich immer gesagt wisst ihr eigentlich die Dokumente aufbewahrt.

00:07:04: Anfangs ist es tatsächlich klassischerweise noch so gewesen, dass Dateien aus dem ERP ausgedruckt und in Ordnern abgeheftet wurden – das war vor gar nicht allzu langer Zeit noch Gang-und-Gebe – bis dann eben die dms schreckstrich ECM-Systeme einzugehalten haben und das direkt an der Schnittstelle automatisiert machen.

00:07:25: Und das Ganze ist natürlich auch weiter vorangetrieben worden.

00:07:27: Mittlerweile habe ich das ECM im besten Fall embedded in meiner führenden Warnwirtschaft und meinem ERP,

00:07:34: d.h.,

00:07:34: ich kann direkt die kleinen Oberfläche des ECM nutzen um innerhalb meines ERPs zu recherchieren.

00:07:42: Ich muss das System gar nicht verlassen, kann meine Aktenstrukturen da drin ansehen und was gedruckt wurde in den Kontext hinzugefügt habe, dann direkt da drinnen weiter nutzen für meine tägliche Arbeit.

00:07:56: Und das ist so der Grund... Genau!

00:07:58: Da waren wir hergekommen von der Frage wie ich dazugekommen bin, dass wir in dem ERP-Kontext diesen Bedarf hatten und dass ich mich den Thema angenommen hab.

00:08:06: Sehr gut.

00:08:07: Achse, was war's bei dir denn?

00:08:09: Ich würde es mal sagen mit Ausversehen.

00:08:15: Also ich habe angefangen, meine IT-Karriere als Netzwerkadministrator beim ECM Hersteller sozusagen zu verbringen und hatte da mit dem Thema erstmal gar nicht so viel zu tun.

00:08:27: Und da wir viele die Aufbauten für die ICBit gemacht haben damals gehört auch dazu die ganzen Demo Systeme zu installieren.

00:08:35: und dann habe ich mich mal ein bisschen aufgeregt dass er nicht immer alles so gut funktioniert hat wie ich mir das vorgestellt hab.

00:08:40: Und da hat man mich gefragt, ob ich nicht QS machen will.

00:08:42: und dann bin ich in die QS für ECM-Systeme sozusagen oder damals noch DMS-Ssysteme rüber gerutscht.

00:08:48: Ja, und da ging es irgendwie los!

00:08:51: Dann habe ich das ja fast jetzt zwanzig Jahre in unterschiedlichsten Form einmal von der Entwicklungsseite bis hin zur Projektseite, bis hin zum Brie-Cells, hat mich das begleitet und irgendwie bis jetzt nicht so ganz... bin ich nicht von weggekommen?

00:09:04: So wie's aussieht nicht sonst würde es wahrscheinlich heute nicht bei uns mit dem Podcast sitzen.

00:09:11: Blut geleckt und dann infiziert und nicht mehr weggekommen von sozusagen.

00:09:18: Okay, dann... Axel du hattest ja am Anfang gesagt es geht um Dokumente aber du hättest auch schon so ein bisschen vorgegriffen und gesagt dass da ja auch mittlerweile Prozess eine Rolle spielen.

00:09:32: Und ich hatte mir auch ein paar.

00:09:34: Ich war in einem eurer Vorträge und hatte mir da auch so ein paar andere Notizen noch gemacht wo es um Arbeitsverträge auch gegen Prozesse hatten wir jetzt schon erwähnt.

00:09:48: E-Mails natürlich auch, also im Endeffekt ja noch nicht Papier ausgedruckte Dokumente die einfach digital vorliegen und das ist ja so ein bisschen.

00:09:59: dann wahrscheinlich diese Content Schiene von ECM Enterprise Content Management Steffi oder Axel egal wer darauf antwortet was genau Ist nun ein Content oder wie breit gefächert, kann man das Ganze betrachten?

00:10:16: Letzten Endes ist das System gar nicht an eine Dateiendung gebunden.

00:10:20: Man könnte sich vorstellen, Dokumente wären immer einer Punkt PDF.

00:10:24: In meinem Kopf war es genauso, da habe ich jetzt doch X-PDF und weiß nicht, ich fahre auch immer für viele Dateiendungen ...

00:10:34: Genau und deswegen im Sinne des Content Begriffs ist das eben gar nicht die Eingrenzung.

00:10:39: Also ich kann tatsächlich eine komplette Mail ablegen, also in dem Sinne von Outlook wäre das ein Punkt MSG-Datei, das wäre Content.

00:10:47: Ich kann aber natürlich auch Bilder, ich kann Videos ablegen oder ich kann CAD-Dataien ablegen.

00:10:52: Da ist das System vollkommen frei.

00:10:54: Natürlich wenn ich grundsätzlich, wenn ich hinterher nochmal weiter bearbeiten möchte muss ich den entsprechenden Editor auf meinem kleinen System haben gerade jetzt wenn wir von CAD Dateien sprechen, was ja relativ speziell ist.

00:11:05: Da hat er auch nicht jeder im Unternehmen jetzt irgendwo einen Tool um das bearbeiten zu können.

00:11:10: aber dennoch kann dieser Content im ECM-System verwaltet und auch versioniert werden was ja auch bei gerade bei Zeichnungen ein großes Thema ist dass die in der aktuellen Version vorliegen müssen oder vielleicht auch eine Version erst mal freigegeben werden muss für ne von einer Konstruktionszeichnung beispielsweise bis sie denn dann wirklich in den Betrieb oder in die Konstruktion reingehen kann.

00:11:28: ich hätte jetzt auch sofort an Baupläne Und sowas hat alles gedacht.

00:11:34: Auf jeden Fall fällt alles darunter, ja?

00:11:37: Okay ich wollte dich aber nicht unterbrechen also...

00:11:39: Das war im Wesentlichen das genau.

00:11:41: Also Medienform oder Dateihendung spielt keine Rolle.

00:11:45: Da ist das cool!

00:11:47: Wir haben ja auch am Anfang drüber geredet bzw.

00:11:51: der Achser hat es ganz schön

00:11:52: beschrieben.

00:11:53: Ich wollte jetzt sozusagen nicht mehr mein Papierarchiv haben und da irgendwie nach Dokumenten suchen.

00:11:59: Der wird es auch ganz gut beschrieben, irgendwie früher.

00:12:01: aus dem EAP-System wurden dann einfach Dokumente wieder ausgedruckt und abgelegt.

00:12:06: Was wäre denn sozusagen neben dieser Digitalisierung diese Dokumete?

00:12:10: Dass ich sozusagen einfach wahrscheinlich ja durchsuchbar habe... was würde dann sagen so die Key Benefits diesen ECM System überhaupt mitbringen würde?

00:12:23: Also immer würde ich das nochmal ganz kurz sogar erweitern, weil in den Anfangszeiten von DMS System hat man immer die gesagt oh wir verkaufen das war ihr Spatpapier also große Einsparung.

00:12:36: Da gab es allerdings so ein paar Hochrechnungen oder so ein Paar Ergebnisse dass mehr ausgedruckt worden ist als vorher, weil man immer nur dem Dokument vertraut hat was man immer noch Raumschreibtisch hatte.

00:12:45: Ich habe es gesucht und hab's dann bearbeitet wieder eingescannt und als neue Version über das alte gelegt bisschen suboptimal als Prozess.

00:12:54: Und das hat sich dann irgendwann mit der Zeit so ein bisschen ausgeschliffen, dass man dem auch vertraut hat, dass die Dokumenten drin sind und die weiterführende Szenarien, die sich eigentlich auf so einem ECM oder DMS damals auch weiterentwickelt haben waren einfach, dass du auch mit unterschiedlichsten Prozessen nachher auf dieser Plattform arbeiten konnte.

00:13:20: es jetzt habe ich so viel geredet dass seine frage ein bisschen vergessen hat wenn du die noch mal stellen.

00:13:26: Ja manchmal passiert das.

00:13:27: die Frage war so ein bisschen was sind so eine so die Key Benefits?

00:13:31: wenn man einen ECM System einführt aber trotzdem gute Ausführung weil, Ich glaube auch das können einige Zuschauer sicherlich aus ihrer Historie nachvollziehen ... glaube ich, dann irgendwie was digitalisiert.

00:13:46: Aber dann doch vielleicht wieder Papier... Doch auch

00:13:48: mal lieber austrempelt!

00:13:49: Man kann es ja

00:13:50: erst mal nur so in die Schupple ansehen

00:13:52: und dann ist

00:13:53: halt da

00:13:53: einfach zur Sicherheit weil vertraum wir da der IT?

00:13:57: Was die da so machen aber wir gehen zurück zu wachsen nicht dass das...

00:14:01: Also Key Benefits aus meiner Sicht gibt's ganz klar regulatorische Themenstellungen die einfach ohne ein ECM System sehr schwierig sicherzustellen sind.

00:14:15: Und die kann ich dann halt sicherstellen, indem mich das Dokument wirklich unten noch in Schrank packen.

00:14:19: Weil alle anderen Mittel sind schon sehr aufwendig nachzustellen und ich muss sie auch immer prüfen ob es auch so ist.

00:14:25: Da sind wir beim Thema... Es gibt verschiedene Formen der Zertifizierung, der GOPD zum Beispiel, der Aufbewahrungsthematik.

00:14:33: Dann gibt's eine PS-Alt-Achtzig Prüfungen von solchen Systemen, die das sicherststellen dass es auch ordnungsgemäß auch bewahrt ist weil wir reden immer von Unveränderbarkeit von Dokumenten.

00:14:43: Und wenn ich Unveranderbarkeit darstellen will, dann muss ich es halt durch ein System machen und das kann ich halt sonst nur hinkriegen, indem ich es im Schrank stelle.

00:14:53: Das ist erstmal als Grundbenefit.

00:14:54: Ich habe regulatorische Themen die anderen sind einfach.

00:14:57: Ich hab einen zentralen Punkt wo ich Dokumente ablege und habe keine Sido Bildung mehr und hatte letztens einen netten Fall wo die Dokumente wirklich in unterschiedlichen Punkten war und es leider nur eine Person gab, die wirklich wusste wo irgendwas liegt.

00:15:11: Und die war krank!

00:15:13: Das war ein Problem.

00:15:18: Da hat man die Dokumenten an einem Punkt, man kann suchen, man ist es berechtigt und der Vorteil ist einfach dass ich weiterführende Prozesse in meinem Unternehmen darauf aufbauen kann.

00:15:27: Weil ich hab ja, wenn wir beim Thema Content bleiben.

00:15:30: Was Steffi grad schon sagte... Ich habe ja nicht mehr nur das Dokument was ich einsgenne und dann in so ein Archivbewege sondern ich hab unterschiedlichste Formate die ankommen in unterschiedlichsten Szenarien von der Eingangsrechnung, von Postverteilungsthematiken oder von Verträgen usw.. Und die landen alle an einem zentralen Punkt und dann kann ich halt mit den Dokumenten arbeiten!

00:15:50: Ich muss mich mir von A nach B laufen.

00:15:52: Ich muss keine Postits mehr drauf machen.

00:15:54: Das kann ich alles digital machen.

00:15:56: heute.

00:15:57: Und wenn wir mal an das Thema Homeoffice-Situation und andere Thematiken denken, ich weiß es noch aus der Corona-Krise.

00:16:06: Wo ist mit dem Homeoffices anfingen?

00:16:08: Wo ich mal mein Energieerzeug angerufen habe weil ich eine Frage hatte und er mir sagte kann er nicht machen, weil die Dokument liegt im Office.

00:16:16: Da hab' ich gesagt jetzt haben wir ein Problem, weil ich hab' ne Frage und du keine Antwort.

00:16:20: Jetzt kann ich wieder anrufen.

00:16:22: so und alleine auch durch diese Thematik in der verteilten Arbeitsplätze durchgängige Arbeitsprozess möglich und das finde ich einen signifikanten Vorteil.

00:16:32: Und man wächst halt mit diesen Systemen.

00:16:35: Absolut, also vielleicht Fabi hast du eine Frage?

00:16:38: Eine konkrete Ausführung gerade?

00:16:42: Ich wollte ganz kurz GOBD hattest du gesagt.

00:16:44: Ich möchte ganz kurz zitieren weil... Ich muss jetzt auch nach gucken was GOBPD bedeutet.

00:16:50: Ich wollte dich aber auch nicht unterbrechen und deswegen dachte ich mir so wir können ja ein Zitat des BFDI-Demens, also Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationssicherheit.

00:17:00: Und da würde ich gerne mal vorlesen, GOBD bedeutet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern aufzeichnen und unterlagen elektronischer Form.

00:17:09: Die GOBG regelt welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und sonstige Aufzeichnung beachten müssen damit diese für steuerliche Beweiszwecke für den Finanzbehörden anerkannt werden.

00:17:22: Das heißt Du hast ja gesagt, wir haben irgendwelche rechtlichen Anforderungen.

00:17:29: Gibt es sozusagen Anforderung die ganz klar sagen Wir brauchen so ein digitales ECM Dokumentenmanagement System oder könnte ich das theoretisch noch Papier?

00:17:38: Oder sagt man eigentlich jedes Unternehmen braucht Ein ECM-System?

00:17:45: Also ich sag mal so du kannst hier auch im Keller lassen Die Sachen also dass ist die Alternative.

00:17:51: Aber wenn du das nicht machen möchtest und Es gibt Kunden die machen Ja, also dreihunderttausend Dokumente am Tag.

00:17:57: Also weil sie viel mit Rechnung oder Eingangs- und Ausgangsbelegen aus ihren, weil sie viele Rechnungen schreiben machen... ...dann weiß ich nicht wie wir das noch hinkriegen wollen diese Dokuminte alle in Kellern vorzubewahren und den Trocken und sicher zu halten.

00:18:12: Also meistens ist es keine Alternative.

00:18:15: Eine Ergänzung noch dazu.

00:18:16: Das betrifft aber nur die Dokumnte, die tatsächlich in Papierform reingekommen sind.

00:18:20: Weil die Vorgabe ist nämlich tatsächlich dass Dokumente, die im Original schon digital sind.

00:18:25: Nehmen wir mal das Beispiel E-Rechnung oder generell das das Beispiel Emails.

00:18:30: Die darf ich nicht in anderer Form in einem anderen Format ablegen.

00:18:33: also ausdrucken und abheften ist gar keine Option rechtlich gesehen.

00:18:37: Das heißt ich muss tatsächlich die eingehende email auch genau in diesem Ja mail format vorhalten.

00:18:44: die nächsten x jahre wissen tatsächlich viele der Kunden auch nicht.

00:18:50: Ich glaube, dass viele dann noch so nach dem Motto wo kein Kläger da keinen Richter vorgehen.

00:18:54: also es gab auch lange Übergangsfristen.

00:18:57: aber wenn die Prüfer da genau nachgehen Die Rechtslage ist tatsächlich so.

00:19:01: Okay verstehe

00:19:02: das heißt und da gehen wir schon mal von aus E-Mail hat denn doch irgendwie wahrscheinlich jeder.

00:19:08: Das heißt irgendeinen digitales Format um diese Sachen dann auch

00:19:13: fristgerecht

00:19:15: gegebenenfalls abzulegen Braucht man dann schon.

00:19:18: Auf jeden Fall, genau.

00:19:20: Und was dazu kommt ist auch zu löschen.

00:19:23: Ist halt auch ein wichtiger Punkt.

00:19:24: nach der Aufbewahrungszeit sagt diese GWD auch das auch gelöscht werden muss.

00:19:30: und da kann man sich dann vorstellen bei den ganzen unterschiedlichen Formaten und Daten die man da drin hat.

00:19:36: Da sind halt Grenzen, Löschgrenzen enthalten und dann können so Systeme das auch von sich aus machen und generieren Protokolle was gelöszt worden ist damit ich das auch nachweisen kann.

00:19:46: und auch da natürlich wieder sozusagen das manuelle in den Keller gehen.

00:19:51: Und dann dementsprechend die Ordner oder Dokumente raussortieren, die dann weg müssen entfällt dann auf, weil man es ja sicherlich automatisiert, dann absolut

00:19:59: genau.

00:19:59: okay

00:20:02: jetzt.

00:20:03: Du hattest ja deine Frage war hier welche Benefits bringt ein ECM mit?

00:20:11: Da haben wir schon einen kleinen Teil glaube ich von Verstanden.

00:20:14: Ich möchte nur weil ich immer noch so viel Archivierung in meinem Kopf habe gerade.

00:20:19: Also einfach nur gedanklich möchte ich kurz über eine Sache sprechen und wirklich nicht, wirklich nur ganz kurz damit sie vom Tisch ist.

00:20:25: Und zwar Archivierungen im digitalen Kontext verstehe ich ja so Ich hab irgendwo ne Festplatte oder ein Storage und da liegt jetzt meine Datei drauf.

00:20:37: Wenn wir jetzt über ECM sprechen, dann reden wir nicht darüber wie wir uns darum kümmern dass diese Festplatte noch irgendwie gesichert ist oder zweimal vorliegt.

00:20:47: Das ist dann eher so ein Thema... Also das ist wahrscheinlich sowieso eine Voraussetzung, dass ich das halt irgendwie per Backup oder Zweimal Vorhalte oder so was habe.

00:20:58: oder sind es am Ende so wie früher noch Bände?

00:21:02: oder wie läuft das heute ab?

00:21:04: Oder leg ich es auf.

00:21:06: Also die Frage um sich zu krockigen, bevor ich hier weiterhomaier ist... Ich muss ja irgendwie sicherstellen dass mein ECM-Tool was mir jetzt so etwas wie Archivierung und Zugehoff meine ganzen Dateien, die ich jetzt über mehrere Jahre vorhalten muss auch wirklich da sind.

00:21:20: Das macht er erst mal.

00:21:21: nicht das ECM sondern das ist wahrscheinlich dann halt eher eine Hardwaregeschichte, oder?

00:21:25: Ja, es sind tatsächlich mehrere Komponenten, die da zusammenspielen.

00:21:28: Im Prinzip haben wir die drei Säulen.

00:21:29: Wir haben zum einen die Software, die berechtigungstechnisch und das Regelsystem sozusagen mitbringt als Voraussetzung.

00:21:37: Dann haben wir auch die Hardware-Komponente.

00:21:39: also wenn wir jetzt in einem On-Premise-Szenario reden, dann haben wir diese Hardwarekomponenten als zweites und als drittes eine organisatorische Komponenz.

00:21:47: Und die Hardwares kann verschiedene Ausprägungen haben.

00:21:50: Das heißt ich muss ja... Es muss hardwaretechnisch eine Unveränderbarkeit sichergestellt werden.

00:21:56: Das geht über sogenannte Warm-Speicher, also write once read only Memory sozusagen so eine klassische CD die ich einmal beschreibe und dann nur noch lesen kann aber nicht wieder löschen können sozusagen.

00:22:09: da gibt es also richtige Hardware die das sicherstellt.

00:22:11: Dann gibts auch auf den Storage System also auf der hardware kleine Software Komponenten nennt sich File Lock die sowas sicherstellen können dass eben dahinter der Speicher sozusagen nur einmal beschreibbar ist wie diese Komponenten zusammenspielen.

00:22:26: Das liegt nicht nur in der Verantwortung des ECM-Systems, die sind in der Regel ... Da gibt es einen Testart oder sie sind zertifiziert dafür dass sie eben softwaretechnisch sicherstellen das wenn ein Dokument eine Datei, ein Content, einen bestimmten Status hat, dass es dann auch nicht mehr veränderbar sein soll Genau und spielt dann aber mit der Hardware zusammen.

00:22:49: Und die organisatorische Komponente ist da noch die sogenannte Verfahrensanweisung, die der Gesetzgeber vorgibt, wo ich festhalten muss welche Zuständigkeiten habe.

00:22:59: oder wie ist der generelle Prozess?

00:23:02: Wie stelle ich organisatorisch sicher das wirklich alles was an meine Haustür reinkommt in dieses System auch abgelegt wird dass nicht irgendwo ein Weg dran vorbei führt?

00:23:13: Was der Gesetzgeber dann gerne noch möchte, dass der Prüfer, wenn er kommt sich erst mal so ein Dokument nehmen kann und man nachlesen kann wie ich denn Revision-Zicherheit sicherstelle in meinem Unternehmen.

00:23:23: Okay, ja cool!

00:23:25: Dann ist das nämlich auch von aus meinem Kopf jetzt raus, da weiß ich okay, das eine ist quasi die Hardware Komponente, die einfach halt eben sicherstellt was du gerade gut beschrieben hast und für mich verständlich beschrieben hasst, dann können wir da glaube ich einen Haken machen.

00:23:39: Das ist das Archivierungs thema ist

00:23:42: klar

00:23:43: und ist glaube ich halt durch.

00:23:44: Und jetzt würde ich wirklich darüber sprechen, was du ja auch schon angesprochen hattest zu heute die Benefits und das war sich ja auch in eurem Vortrag gesehen hatte wo ich ja wirklich dachte ah... Das ist ja... Wo ich wirklich dachte so achso jetzt verstehe ich mal wirklich mit den Prozessen wo es irgendwie darum geht sage ich mal Workflows Aber auch so was wie Arbeitsverträge, oder generell andere Verträge ja auch.

00:24:09: Also sag ich's nur mit Handelspartnern oder sowas auch immer... Da hat es für mich dann erstmal Klick gemacht und wo ich dann verstanden habe, ah okay das ist ja da gehe ich ja nochmal auf eine ganz andere Ebene in dem was sich halt tatsächlich dann revisionssicher, dauerhaft wirklich sichern kann!

00:24:25: Oder ach, jetzt schon wieder das Wort?

00:24:26: Ich will das gar nicht mehr sagen!

00:24:29: Aber vielleicht könnt ihr darüber noch mal ein bisschen was erzählen

00:24:36: Was es sozusagen auch für verschiedene Module gibt.

00:24:42: Ja

00:24:42: meine Wege, also wir haben ja noch gar nicht über Produkte oder Hersteller gesprochen aber so allgemein einfach wenn wir über ECM sprechen genau was kommt noch alles dazu außer Dokumente?

00:24:52: Sondern dieser Content dass wir diesen Content einfach noch genauer beschreiben und ihr mal so ein bisschen im Detail beschreiben könnt.

00:25:03: Also man muss sagen das Das ECM Thema bei den Kunden sehr stark über Verabteilungen kommt.

00:25:10: Also, es ist jetzt nicht so wie bei irgendwie wir brauchen ein E-Mail Server oder wir brauchen irgendwas anderes sondern das ECM kommt entweder aus der Finanzbuchhaltung, aus dem Liegel, aus QM Thematiken... Und so weiter.

00:25:27: Und dort geht es dann... Weil's natürlich

00:25:28: auch die sind, die am meisten mit Dokumenten oder irgendwelchen Prozessen oder sowas halt jongliern müssen?

00:25:33: Also sei das nur ein Haa-Ao oder sowwas halt?

00:25:34: Absolut!

00:25:35: Ist ja ständig halt irgendwie sowas hat an der Umrunde.

00:25:36: Ja

00:25:37: und da gibt es dann verschiedene Fachlösungen, die dann halt wieder auf dem ECM aussetzen.

00:25:43: Das ist zum Beispiel eine Eingangsrechnungsverarbeitung.

00:25:46: Das wäre ein reines Vertragsmanagement weil das ja auch wieder mit Dokumenten irgendwie meistens heute noch.

00:25:52: Dann gibt es Akten, Strukturen wie so QM-Akten oder QM Handbücher die ich darin bewegen kann weil ich aus dem ECM auch immer meine Mitarbeiter quasi mit onboarden kann.

00:26:04: Mit Prozessen.

00:26:05: also wenn ich ein Lenkungsprozess habe von einem QM Dokument und sage ich erstell das Du, sorry, du musst das vielleicht jetzt Lesen und Verstanden kennzeichnen.

00:26:15: Dann kann ich dir das zuschicken?

00:26:17: Du kannst ja es durchlesen, sagst gelesen und verstanden und ich weiß alles klar ist zugestellt.

00:26:22: Du hast das gelesen, verstanden also habe ich dich

00:26:24: geschult.

00:26:25: Und

00:26:26: dieser Prozess der dann durchgeführt wird werden sozusagen an diesen Dokumenten mit dokumentiert.

00:26:33: wenn du sagst du schickst mir dass damit ich's prüfe Ich sage

00:26:37: geprüft

00:26:38: dann kann man das sozusagen darüber nachvollziehen dass ich das getan habe.

00:26:43: Korrekt, und dann gibt es halt weiter von den Sachen so bis zur digitalen Signatur die ich einbinden kann.

00:26:52: wenn ich jetzt einen Vertrag habe und ich hab ja nicht immer nur im Vertragsmanagement wo ich verträge quasi bekomme und die dann für mich verwalte mit Fristen eindrund dran sondern ich erstelle vielleicht auch Verträge Und da gibt es dann Vorlagenmanagement, wo ich mir quasi die Verträge quasi in Vorlagen zusammenziehen kann.

00:27:09: Wie ich das schon mal bei mir habe und dann ist mein Vertrag fertig den gebe ich in eine Freigabe.

00:27:14: Das heißt ihr beide müsstet denen vielleicht sozusagen

00:27:17: prüfen

00:27:18: Dann würdet ihr den Prüfen würde eure Kommentare entweder im Dokument oder In einer gesonderten Maske erfassen Dann würde ich das vielleicht nochmal bearbeiten dann würde ich Steffi noch einmal schicken zur Endkontrolle und wenn der vertrag fertig ist Würde man ihn zum Beispiel bei so einem Arbeitsvertrag, würde man ihn dann an den jeweiligen neuen Kollegen verschicken mit digitalen Signaturumlauf und dann bräuchte er nichts mehr ausdrücken.

00:27:40: Dann kann er das halt unterschreiben.

00:27:42: Nur mal als Prozess der geht da gibt es natürlich noch verschiedene Güteklassen nennen wir mal an Sicherheit die man auch dort betrachten kann.

00:27:51: Und naja es geht halt hört sich jetzt eben komisch an.

00:27:56: aber eine Grenze was man in prozestechnischen abläufen Wo man eingeschränkt ist, gibt es eigentlich so jetzt erstmal nicht.

00:28:05: Sondern... Es lebt von der Idee!

00:28:08: Also weil es gibt so ein Grundkonzept wo man sagen kann das macht man immer alles damit und dann haben Kunden wirklich die wildesten Ideen vielleicht falsch, aber wirklich gute Ideen was man noch damit zu tun kann.

00:28:21: Und gerade der KI-Turn der jetzt sozusagen ja eingeläutet geht natürlich an den ECM System auch nicht spurlos dran vorbei Natürlich nicht.

00:28:28: Da

00:28:28: ist

00:28:29: viel wirklich

00:28:30: gerade bei dem Thema automatischer Erfassung von Dokumenten.

00:28:34: Also keiner hat ja mehr Lust, Informationen die auf einem Dokument.

00:28:37: oder bleiben wir bei Content weil wenn ich das bekomme und ich brauche Informationen vom Dokument entweder um was zu prüfen Gerade bei Verträgen, Klauselprüfung oder irgendwas anderes.

00:28:55: Oder ich muss Informationen extraieren und in einen weiterführenden Prozess übergeben... ...dann macht das heute eine KI für mich!

00:29:04: Also ich muss das... Bei der Eingangsrechnung ist es immer so dieser klassische Indexprozess früher, dass die Rechnung kam rein und jemand hat angefangen... ...das abzutippen weil alle Positionszahlen auf der Rechnungen sozusagen mal überführt werden mussten.

00:29:17: Ist ja auch irgendwie kein schönes... Keine schöne Sache.

00:29:22: Und das funktioniert heute automatisch bis hin, dass es schon bei Kunden wie zu einer kompletten Dunkelverarbeitung kommt, dass diese Daten die dort automatisch ausgelesen werden gegen ERP Bestelldaten gemetscht werden und wenn da alles passt wird das automatisch durchgeschoben ins Fibusystem.

00:29:42: also ist es da mittlerweile echt viel möglich.

00:29:46: Das heißt, ich würde jetzt zum Beispiel eine Rechnung per Post bekommen oder per E-Rechnung hat Steffi ja vorhin auch gesagt.

00:29:56: Und der Kollege aus der Buchhaltung muss sich dann nicht hinsetzen und irgendwie das Dokument erst einscannen und sagen, dass es keine Ahnung hat die Beträge so und so, Steuersatz

00:30:09: usw.,

00:30:10: sondern das wird dann automatisch erkannt Systeme, Prozesse.

00:30:17: Genau das kann man sich im Prinzip so vorstellen.

00:30:19: also ich sage mal wenn wir jetzt noch von Rechnungen sprechen die keine E-Rechnungen sind also die keine Computer lesbaren Daten quasi mitbringen dann war es tatsächlich immer so ein Index Schritt einen KI gestützter... Schritt, der die Meta-Information aus dem Dokument ausliest.

00:30:37: Das heißt Kopfdaten des Dokuments wie eine Rechnungsnummer, ein Rechnungstatum oder ein Leistungsdatum, wer ist der Rechnungenabsender?

00:30:44: Wer ist der rechnungsempfänger wenn ich vielleicht verschiedene Mandanten habe also diese Informationen aus dem dokument ausliest strukturiert in die Felder reinschreibt das Workflows plus dann gegebenenfalls, wenn es wahren Rechnungen sind die ich über meine oder wo ich eine Bestellung getätigt habe in meinem ERP oder meiner Warenwirtschaft.

00:31:04: Dann auch die Positionsdaten mit auszulesen.

00:31:07: das ist natürlich durch die E-Rechnung wesentlich vereinfacht worden weil die ja im Prinzip schon mundgerecht mitgeliefert werden.

00:31:12: dass vereinfacht oder erhöht natürlich den Genauigkeitsgrad in jedem Fall Dass wir direkt mit sauberen Daten rein starten können in so ein Prozess.

00:31:23: Da ist dann wirklich nur noch dieser Abgleich notwendig.

00:31:26: Im allerbesten Fall kann das ja gegen die Bestellung schon erfolgen, kann einfach durchgeroutet werden bis zur Buchhaltung, die nun noch die Zahlung auslöst.

00:31:35: aber es ist ja teilweise immer noch sehr wichtig dass da nochmal ein Mensch fachlich drüber schaut.

00:31:41: also ein Beispiel zum Beispiel aus der Baubranche wo immer wenn eine Rechnung vom Lieferanten reinkommt immer noch mal Projektleiter, sprich der Bauleiter nochmal drüber gucken muss.

00:31:49: ist denn wirklich diese Leistung die da abgerechnet wird auch so erbracht worden auf der Baustelle und ist das Material so gekommen.

00:31:56: Dann haben wir eben diesen menschlichen Schritt und da hilft mir natürlich das ECM wenn der Bau- leiter das am besten von unterwegs von seinem Mobilgerät aus freigeben kann.

00:32:05: Die haben ja in der Regel nicht so viele Büro Tage wo es sonst früher gemacht werden musste.

00:32:09: Da bin ich wesentlich schneller in so einem Rechnungsprüfungsdurchlauf kann die Skontofristen einhalten und das spart Unternehmen wirklich sehr viel Geld.

00:32:17: Ja,

00:32:19: klingt auf jeden Fall sehr gut wenn ich mir das so anhöre.

00:32:23: Darf ich?

00:32:24: Ja

00:32:24: darfst du unbedingt.

00:32:27: Chef, ihr seid es zu gerade dieses wunderbare Beispiel gebracht mit der Unterschrift oder generell mit der manuellen Prüfung und dass dann der Bauleiter das nochmal mit seiner Unterschrift signiert.

00:32:43: Ist das dann auch so ein Workflow?

00:32:45: Ich habe es bei mir jetzt mal als Workflow im Notiersbuch gerade so hingeschrieben.

00:32:50: Ist das ein WorkFlow, den ich dann auch in meinem ECM entsprechend konfigurieren kann sodass sowas halt dann auch als Prozess gestartet wird und automatisiert erfolgt dass der entsprechende Mitarbeiter darüber informiert wird?

00:33:02: hier ist das Dokument guckt ihr das an setzt da deine digitale Unterschrift runter Und das ist im Endeffekt nur noch ein paar Klicks entfernt und idealerweise tatsächlich über Mobile Devices geregelt.

00:33:17: Genau, dass wäre genau in so einem Projekt einen Prozess, den man konfigurieren würde ob es jetzt tatsächlich eine Unterschrift erfordert in der Rechnungsprüfung... Eher weniger, da reicht in der Regel dann der Haken aus dem man irgendwo in der Maske macht.

00:33:29: Ich sag mal früher ist da sehr viel noch auf den Rechnungen irgendwie notiert worden geschrieben worden.

00:33:33: das sind auch so Klassiker wo häufig auch Anwender ungern von loslassen ja ich brauche doch nicht nochmal einen Kontierungsstempel den muss sich doch irgendwie optisch darauf sehen.

00:33:43: Das ist manchmal ein Überzeugungsprozess wo man sagt nein diese Maske wo alle Informationen drinstehen wo ich auch Notizen machen kann Wo ich tatsächlich auch optisch auf dem Dokument was aufbringen kann aber eben was digital die ersetzt das im Prinzip und ich kann von jedem Endgerät an diesen Prozess teilnehmen.

00:33:59: In der Regel gibt es einfach so ein Best Practice-Prozess, den man mit ausliefern kann, dem man mit den Kunden bespricht und wenn es dann heißt ja wir brauchen aber hier noch eine Schleife oder irgendwo noch einen Prüfschritt mehr oder weniger, dann wird das angepasst und genau so laufen die Kundenprojekte dann im Prinzip.

00:34:17: Jetzt fällt mir gerade so eine spontane Frage ein weil aus dem privaten Umfeld erst vor kurzem drüber gesprochen hatte.

00:34:26: Ich weiß nicht, ob wir das überhaupt so sagen.

00:34:31: Die Frage ist also die Sache ist ich denke natürlich die ganze Zeit an mittelständische Unternehmen, Familiengefühle oder Privatbesitzblabla.

00:34:39: aber jetzt wo du das gerade mit der Unterschutz oder diesem Stempel zu beschrieben hast, fehlen wir zur öffentliche Dienst ein weil in dem Gespräch vor ein paar Wochen einfach halt so mitbekommen habe.

00:34:50: Das sei wirklich, wie du gesagt hast, abgestempelt wird zuerst eingegangen, gestempelt drauf und dann irgendwie halt.

00:34:56: dann im In-Haus-Postdienst halt irgendwie weitergetragen wurde, nächster Stempel drauf, okay kann weitergehen und so was halt.

00:35:03: Jetzt ist dir die Frage, die ich ganz kurz dazwischen durchstellen möchte.

00:35:07: Ist der der öffentliche Dienst auch schon?

00:35:10: oder der öffentliche Sektor generell auch schon dabei in diese Richtung, der ECM reinzugehen?

00:35:15: Oder tun die sich da halt besonders schwer mit.

00:35:19: Also nur wenn ihr was dazu sagen könnt oder wollt oder so, dann müsst ihr auch nicht.

00:35:24: Es ist einfach nur ein Erfahrungsbericht.

00:35:27: Oder sagt ihr halt selber zurzeit es ist für uns aus der Erfahrung her, dass er eher der private Sektore ist weil da vielleicht Die Wahrnehmung einfach größer ist, dass da wirklich der Bedarf da ist und der öffentliche Sektor sich vielleicht ein bisschen schwerer tut.

00:35:45: Oder ist es nicht so einfach nur meine falsche Darstellung?

00:35:49: Also muss man sagen eigentlich nein!

00:35:53: Gerade die öffentlichen Sektoren sind sehr stark vertreten bei der Einführung von ACM-Systemen.

00:35:59: Es gibt auch wirklich spezielle Lösungen gerade E-Akte.

00:36:02: also es gibt wirklich Aktenstrukturen und Aktenbäume die die Fachverfahren im öffentlichen Dienst sagen mal abbilden die auf elektronischer form.

00:36:12: und da muss man wirklich sagen Die letzten jahr hat das wird ich auch nicht fadaufgenommen.

00:36:18: Auch dass der nicht nur Auch hochschulen zum beispiel also alles was da ist Versucht auch mittlerweile digital zu arbeiten oder so versucht nicht nur sondern es gab ja auch mal von der bundesregung meine ich so ein digital ekt oder eben sowas wo Auch gesagt, wenn die Städte und Kommunen müssen auch zum Beispiel digital arbeiten, digitale Prozesse anbilden.

00:36:40: Und das finde ich geht mittlerweile richtig gut voran.

00:36:43: Es ist halt viel.

00:36:45: Also

00:36:47: nicht in einer Woche erledigt war.

00:36:49: Das was halt dazu kommt ist dass sich das Fachverfahren, was dort implementiert worden ist es bleibt das Fach verfahren.

00:36:56: Es muss halt geguckt werden wie wir das ordentlich digital abbilden.

00:37:00: Und da gibt es mittlerweile auch wunderschöne Lösungen, dass das Fachverfahren so bleiben kann nur halt auf einem digitalen Prozess.

00:37:07: Das geht immer weiter und die Anfragen sind doch davon dar.

00:37:13: Das finde ich auch schon.

00:37:16: Ja ist das absolut!

00:37:17: Die nächste Frage... Du hattest ja vorhin gesagt, der Nied kommt eher ein bisschen aus den Fachabteilung weil die natürlich die sind, die die Prozesse haben oder tatsächlich auch die Dokumente sei es nun Haarabteilung mit Arbeitsverträgen, was auch immer ist.

00:37:35: Oder Rechnungsabteilungen wie auch immer.

00:37:39: Besteht da die Herausforderung?

00:37:41: Weil ich mir überlege, wie kriegt man diese FachabteilUNG halt immer so gut mit der IT-Abteilung zusammen?

00:37:46: Wir wissen natürlich, dass es immer eine gewisse Herausforderung weil das kann an der schlechten internen Kommunikation liegen oder dass Abteilungen sich vielleicht nicht mögen oder sich halt immer ein bisschen gegenseitig auf die Füße treten und auch im Wege stehen oder was auch.

00:38:00: Ist das eine Herausforderung, ist es ein Problem?

00:38:03: Also ich glaube dass sich das mittlerweile in Unternehmen geändert hat.

00:38:07: Die klassische Altierabteilungen die mal in ihrer Kammer sitzt und alles vorgibt die gibt's aus meiner Sicht nicht mehr.

00:38:16: Es trennt sich mittlerweile finde ich so ein bisschen in die fachlichen Komponenten innerhalb eines Unternehmens und in die reine IT, was das finde ich ist Hardware-Prozesse Betriebe am Laufen halt.

00:38:27: Lizenzen, Sicherheit, Zugriffe und alles was da rein spielt für mich heutzutage.

00:38:30: die IT Und die fachlichen Ansätze Da gibt es ja auch viele Kollegen mittlerweile Unternehmen sich dann darum wirklich kümmern Anforderungen von den Fachabteilung einzusammeln und dann zu gucken Was sind die besten Systeme?

00:38:43: Da geht's nicht um den Betrieb des Systems Das wird wieder die IT machen aber um den fachlichen Kontext weiterzuentwickeln Und da ist eine ordentlich Bewegung drin.

00:38:53: Man hat ja immer mit diesen Digitalisierungsbeauftragten ein bisschen so auch weitergeführt worden, die diese Komponenten quasi so ein bisschen bilden sollten, fachlich weiterzuentwickeln.

00:39:04: und die Verabteilungen merken ja mittlerweile auch dadurch dass da auch mehr jüngere Menschen reinkommen.

00:39:10: das neue Prozesse eigentlich, dass es die gibt und vielleicht von anderen Unternehmen schon gesehen haben ist ordentlich Bewegung.

00:39:19: Deswegen gehen die Fachabteilungen halt auch auf die jeweiligen Menschen, die dann für die Ausschreibung zum Beispiel oder für die Suche nach einer richtigen Fachapplikation da sind durch den Markt und gucken.

00:39:29: Und wir merken das bei den Präsentationen oder bei dem Pre-Sale Sachen, da sitzen die FachAbteilungen mit dabei weil sie wollen das sehen.

00:39:37: Da sind die mittlerweile ehrlich und sagt der ITler auch ja vom burhalterischen Prozess habe ich keine Ahnung.

00:39:41: Das macht die Fach Abteilung und die beiden im Gespannende super!

00:39:48: Oder du darfst

00:39:49: auf jeden Fall?

00:39:49: Du darfst immer.

00:39:50: Ich dachte, du hast gerade mit dem Finger gezeigt, dass das du irgendwas sagst und ich dachte zu einer Meldung.

00:39:54: Also grundsätzlich hätte ich natürlich auch noch ein paar Fragen, die ich loswählen will.

00:39:56: aber lass doch erst mal über den Thema bleiben und... Nee, nee!

00:39:59: Das war für mich... Ich wollte gar nicht so lange drauf rumreiten.

00:40:02: Ich wollte nur... Das war es schon also.. Ich habe auch noch Fragen, aber bitte ich möchte auch, dass du deine Fragen brauchst.

00:40:07: Kannst du...?

00:40:08: Ich dachte vielleicht möchtest du auch gerne noch was dazu zusammenfassen oder?

00:40:12: Ich wollte dich jetzt nicht unterbinden.

00:40:13: Ne, alles gut.

00:40:13: Okay, wir können noch

00:40:14: weitermachen einfach.

00:40:17: Genau, was ich mir gerade noch gedacht habe.

00:40:19: Wir gehen mal zurück zu meiner Einstiegsfrage.

00:40:21: Was sind denn so die Key Benefits?

00:40:23: Da wollte

00:40:23: ich nämlich auch...

00:40:26: Fabi, Mensch!

00:40:27: Aber stell' du erst.

00:40:28: Wunderbar.

00:40:29: Genau wir hatten jetzt ein bisschen gesprochen und sind in Richtung Archiv abgedriftet.

00:40:34: dann wie könnte zum Beispiel so einen Rechnungseingangsworkflow sein?

00:40:39: Was sind Regulatorien?

00:40:41: Was ich für mich vorhin noch so mitgenommen habe bei den Key Benefits das ja so ein ECM-System Ja, wie so ein Single Point of Truth ist.

00:40:49: Da schmeiß ich die Dateien rein, die im HR System erzeugt werden in der Buchhaltung vielleicht auch in irgendwelchen Vertragsthemen.

00:41:03: Jetzt ist die Frage wenn ich so ein User bin und ich brauche jetzt einen Dokument mal wieder Wie finde ich das denn?

00:41:11: Wir haben jetzt schon irgendwie über Aktenbäume geredet, kann ich mir das vorstellen.

00:41:15: Ich muss mich wieder durch so ein Baum navigieren, durch eine Fünfhunderte-Orterstruktur damit ich mein Dokument finde.

00:41:21: oder wie stellt sich das dann wenn da wirklich alles drinnen liegt?

00:41:27: was gibt's da so?

00:41:28: und bevor ihr die Frage oder ich würde diese Frage die du hast gerne noch mit meiner Frage verbinden weil es könnte sein dass ja und ich wollte nämlich fragen Ohne dass wir gerade auf, weil ich möchte natürlich nachher noch wissen Produkte und Hersteller.

00:41:41: Was gibt es denn für Lösungen am Markt?

00:41:43: Aber um seine Frage noch zu erweitern ist Ich würde gerne wissen was aus eurer persönlichen Sicht so das Killerfeature einer ECM-Lösung ohne da jetzt speziell auf ein Produkt einzugehen.

00:41:55: Deswegen wollte die Frage einfach nur jetzt schon bringen.

00:41:57: Dann habt ihr nämlich genug Zeit darüber nachzudenken, falls ihr sagt so, ich hätte eigentlich fünf.

00:42:01: Aber ich darf mich ja nur für eins entscheiden, notfalls zu können.

00:42:04: Vielleicht kann man sie auch gleich kombinieren

00:42:05: und deswegen dachte ich, ich stelle es gleich mit deiner Frage zusammen um einfach ein bisschen mehr Zeit zu gönnen.

00:42:11: Einen Traum!

00:42:13: Ich fange mal mit der Frage an, wie man denn was wiederfindet.

00:42:17: Ich hatte ja eben schon mal den Begriff Meta-Daten verwendet.

00:42:19: Der ist vielleicht etwas sperrig aber was dahinter steckt sind einfach Eigenschaften könnte man vielleicht sagen.

00:42:24: also das ist vielleicht so ein Stück weit Umgewöhnung auch für den Endanwender der bisher dann mit so klassischen Dateinamen irgendwie gearbeitet hat Und darauf seine Suche gestützt hat, aber im Prinzip die Informationen, die da drin standen und noch viel mehr stehen in den Eigenschaften eines Dokuments oder des Contents im ECM.

00:42:42: Das heißt eben hat man das Beispiel Rechnungen.

00:42:44: also ich kann eine Rechnung natürlich genau nach diesen Merkmalen wiederfinden.

00:42:48: Nach der Rechnungsnummer, nach dem zuständigen Sachbearbeiter, nachdem Absender.

00:42:52: oder sind wir bei Verträgen?

00:42:54: Dann kann ich suchen nach einer Vertragsnummer, eigentlich im Inhalt mitbringt.

00:43:02: Die werden in die Eigenschaftsfelder geschrieben und darauf kann ich meine Filter setzen, das wäre jetzt so die ganz klassischste Suche, dass sich da

00:43:09: mich... Muss es dir anderen selber machen?

00:43:10: Die Eigenschaften befüllen?

00:43:14: oder kann dieser Prozess auch automatisiert werden mithilfe vielleicht von der KI, die drin steckt?

00:43:19: Auf

00:43:20: jeden Fall!

00:43:20: Also er soll so wenig wie möglich selbst befüllten müssen.

00:43:23: Weil das ganze

00:43:24: Fehler entführen, Tippfehler reichen ja schon

00:43:26: aus.

00:43:26: Das macht auch keinem Spaß und dann wird's irgendwie nicht gemacht und dann werden Felder leer gelassen.

00:43:30: Also das ist eigentlich immer der schlechteste aller Fälle, dass was selber gefüllt werden muss.

00:43:33: Im besten Fall ziehe ich einen Vertrag in mein System rein – da läuft eine KI drüber und dann werden automatisch diese Informationen ausgelesen, genau wie bei der Rechnung eben auch gesagt.

00:43:43: Dann werden die Felder vom System selbst gefüllt und stehen wir hinterher für die Suche oder für meine Filter zur

00:43:49: Verfügung.".

00:43:51: Und abgesehen von diesen Möglichkeiten habe ich immer eine Volltext-Suche, die ich absetzen kann.

00:43:55: Das heißt gerade wenn ich nur so einen Wagenbegriff habe wir haben mal irgendwie vor ein paar Jahren da haben wir einmal unsere Kugelschreiber mit dem SVA Logo bedrucken lassen und jetzt sind die irgendwie alle und ich möchte sie nachbestellen und weiß überhaupt nicht mehr bei wem das war.

00:44:08: Ich weiß eigentlich gar nicht wie ich das eingrenzen soll und wenn ich jetzt nun eine Ordnerstruktur hätte wüsste ich gar nicht in welchen Orten ich rein müsste weil ich weder das Jahr noch weiß noch den die Verannten vielleicht.

00:44:17: Dann mache ich eine Volltext-Suche nach Kugelschreiber, damit man bei uns nicht ganz so viele Belege mit diesem Begriff finden.

00:44:23: Und komme dann direkt zu meinem Treffer ohne überhaupt den Kontext jetzt noch zu wissen und mich daran zu erinnern.

00:44:30: Das ist

00:44:30: krass!

00:44:33: Da fällt mir gerade noch was ein... eine Person aus der Finanzbruchhaltung bin.

00:44:39: Und ich bin ja meist in meinem Fibusystem unterwegs, muss sich dann unbedingt in dieses DMS-ECM gehen um darin das Dokument zu finden.

00:44:50: oder habe ich sozusagen auch Fall bezogen dem Entsprechend dass mir... Dokumente bereitgestellt werden, die dann zu meinem konkreten Fall passen.

00:45:00: Sind die Systeme dann alle miteinander verknüpft?

00:45:04: So würde ich mir das jetzt im perfektesten Fall vorstellen.

00:45:07: Genau, im besten Fall gibt es genau diese Verknüpfung.

00:45:09: Dass ich in dem Kontext, wo ich mich gerade bewege, sei ich jetzt FIWU-Mitarbeiter... ...in meinem Finance System oder bin ich irgendwo im Einkauf dann in meinem ERP-System?

00:45:19: Da, wo Ich mich befinde will ich eine Verlinkung haben und das schaffe ich eben dadurch dass wir diese Embedded Möglichkeiten haben, dass ich also den ECM-Kleint innerhalb der Fachanwendungen einbinden kann sozusagen.

00:45:31: Das heißt wenn ich innerhalb eines Kreditors sage mal stehe oder eines Vorgangs Dann klick ich einfach nur noch aus so eine Verlinkung und dann werden mir alle Dokumente angezeigt, die jetzt da im Zusammenhang stehen.

00:45:43: Wahnsinn!

00:45:45: Perfekt?

00:45:45: Ich glaube nicht, weil ich ja schon die ICM tut für meinen verwarnten Zweck, glaub' ich, aber ich brauche das mit zu Hause...

00:45:51: Ich wollte grad sagen, dass hier doch das... Also Fabi hat ... Jetzt frage ich mich gerade, ist das vielleicht schon ein Skiller-Feature?

00:45:58: Ganz ehrlich

00:45:59: also ich musste grad auch an Suche denken und dachte wie viel Zeit ich zuhause auch verbringe um mich durch meine Eier, also ich habe ja eine Aunastruktur zu Hause.

00:46:08: Die hab' ich mir selber ausgedacht!

00:46:15: Und trotzdem fange ich natürlich jedes mal an irgendwie neu darüber nachzudenken.

00:46:18: wo habe ich das?

00:46:18: Das müsste doch eigentlich und sollte.

00:46:20: doch hier biegt dann ab und denke nur so... Ne muss doch voran das sein.

00:46:24: Ja.

00:46:27: Und natürlich auch generell so das Ganze dass sich halt natürlich keine Metadaten benutzen sondern wie du schon gesagt hast ich versuche irgendwie in die Dateien haben alle Informationen reinzuwursten wie es halt geht.

00:46:36: Dann manche habe ich halt mit Datungsformat, zwanzig, fünfundzwanzig zuerst dann Monat und Jahrtag.

00:46:42: Also das ist halt irgendwie so halt, aber in einem Jahr hab' ich's halt wieder anders gemacht.

00:46:47: Ich brauche das jetzt auch aus.

00:46:49: Stark!

00:46:50: Ja also da sehe ich wirklich den Benefit für die Nutzer, ne?

00:46:55: Auch vor allem die Leute, die ja täglich in ihren Fachanwendungen unterwegs sind, die wollen dir im besten Fall auch gar nicht verlassen weil da sind sie sowieso die ganze Zeit unterwegs um diese Sachen machen.

00:47:04: Und daher warum dann nicht auch da die Dokumente direkt rausgespuckt bekommen sozusagen.

00:47:10: Ich fand

00:47:10: es auch in einem Beispiel halt krass, das war ein euer Demo hat ich das gesehen mit dem E-Mail-Klein wo dann auch einfach so hin geschoben wurde und dann wartet da drin... Also einfach so weg archiviert ist halt da und dann konntest du wieder nach suchen und die Suche halt aus.

00:47:25: so ja hier sind irgendeine Anzahl, weiß ich gar nicht, hab neunundreißig passende Dokumete dazu gefunden.

00:47:32: F***, das ist richtig so... Hominglays umgekommen.

00:47:37: Ich will das auch!

00:47:42: Killerfeature Ist euch irgendwas eingefallen?

00:47:44: oder gibt es irgendetwas wo ihr sagt, boah das ist eigentlich wirklich geil und deswegen macht's mir auch so viel Spaß weil der größte Benefit für den User oder die IT-Abteilung oder für die Fachabteilungen oder generell für was zu werden wie noch immer ist?

00:48:01: Also ich finde immer noch Der Ursprung dieser Systeme ist für mich immer bleibt einfach noch so dieses Killer Feature, dass ich alles an einem Punkt konsolidieren kann.

00:48:14: Also was rund um Content heutzutage sich bewegt?

00:48:18: Dass man genau weiß.

00:48:19: okay Ich muss nicht dahin gehen sondern ich such hier einfach das Muster eben oder in sein und die Erweiterung dieses Killer features.

00:48:26: sagen wir es mal So wäre einfach heute mit modernen Möglichkeiten mit einer KI das auch wirklich zu benutzen Und nicht nur Archiv-Silos zu haben, sondern wirklich mal mit den Daten zur Arbeit.

00:48:40: Da ist einfach aufgrund von dieser... Also wenn man sich mal Archive anguckt die jetzt schon zehn Jahre oder noch älter sind da sind ja teilweise Millionen von Datensitzungen.

00:48:51: Das ist eigentlich das ganze Unternehmenswissen drin der letzten zehn oder zwanzig Jahre.

00:48:56: Wenn ich mir das heute mal in eine KI ziehe um gewisse Fragen zu stellen.

00:49:03: Wichtig ist natürlich zu wissen, was ich will, ich frage, sonst macht das keinen Sinn.

00:49:07: Aber dann kann ich mit diesen Informationen in meinem Unternehmenswissen arbeiten und da sehen wir heute auch in neuen Möglichkeiten.

00:49:16: wenn man so um Projekte geht also wenn alle Dokumente die ein zu einem Projekt zum Beispiel konsolidiert werden.

00:49:23: Wenn man große Bauprojekte hat wo auch wieder zehn tausende von Dokumenten anfangen alleine bei Anträgen, die am Anfang erst mal gestellt werden müssen ob ich überhaupt anfangen darf zu machen.

00:49:32: Dann kann ich nachher eine KI auf diesen Dokumentenstand nur auf das Projekt loslassen um mal fragen Kannst du mir mal sagen ob ich hier noch was zum Thema Umweltmanagement beachten

00:49:42: muss?

00:49:43: Gibt es hier Fallstricke und dann spuckt man die dass die KI aus.

00:49:46: ja in Dokument forty-eight drei in Klausel fünf Sollten wir nochmal nachgucken weil ich habe das gesehen im ganzen Zusammenhang hätten wir hier ein Problem.

00:49:56: So und da muss ich sagen, das macht es einfach unschlagbar weil das kriege ich einfach sonst durch diese ganze was sich da sonst an Energie reinstecken müsste irgendwie für Menschen damit arbeiten müssen.

00:50:07: Das macht es heute einfach einfach einfach mit diesen Dokumenten auch zu arbeiten und das finde ich ist einfach eine schöne Weiterentwicklung von dem Grundgedanken alles zu zentralisieren sicherzuhalten mittlerweile mit Dokument zur

00:50:19: Arbeit.

00:50:23: Ich würde tatsächlich einfach nochmal Richtung Steffi gucken und vielleicht fragen, würdest dich dem anschließen oder hättest du für dich persönlich vielleicht auch wo du sagen würdest das wäre mein Killer Feature?

00:50:38: Das sind eigentlich die Hauptbenefits muss ich sagen.

00:50:40: also gerade jetzt.

00:50:41: KI ist natürlich oben drauf gekommen.

00:50:43: damit kann man natürlich noch mal so ein Aha-Effekt auf jeden Fall erzeugen.

00:50:47: Aber wenn man selber aus der Branche kommt und sich irgendwie einbildet, dass bei den Kunden auch schon alles so digital wäre wie bei einem selber vielleicht.

00:50:57: Dann liegt man doch häufig sehr falsch.

00:50:59: Also manchmal ist es so, dass man zum Kunden kommt und die fast so ein bisschen beschämt sagen ja das haben wir übrigens hier doch noch im Ordner und dann denken sie, die werden alleine.

00:51:08: aber es ist gar nicht so.

00:51:09: also sind wirklich doch etliche weniger digitalisiert als man so meint ganz klassischen, ja hier wie schnell man... Wie schnell kannst du jetzt Dinge wiederfinden oder eine Volltext so?

00:51:22: Kann man die absolut abholen und absolut begeistern.

00:51:26: Und ihnen einfach sehr viel Zeit und Nerven sparen.

00:51:28: Deswegen ist das eigentlich der Hauptzweck warum man reingeht in die Projekte.

00:51:33: Okay mega also ja verstehe ich absolut und ich kenne natürlich nicht voll Umfänglichkeit die Funktion.

00:51:41: aber dass das hat es ja auch gezeigt und als ich das gesehen habe Also das geht schon sehr weit.

00:51:47: Das ist schon sehr, sehr cool und jetzt hatte ich ja schon ein bisschen angefangen die Frage vorweg zu nehmen.

00:51:55: Ich würde gerne wissen wir haben jetzt sehr allgemein über ECM gesprochen.

00:52:03: Welche Produkte oder welche Hersteller gibt es da am Markt?

00:52:09: Und welche machen wir so?

00:52:13: Ja, es gibt tatsächlich etliche deutsche Hersteller.

00:52:16: Also anders vielleicht als in anderen Bereichen wie Collaboration oder so und man doch sehr auf den amerikanischen Markt angewiesen ist.

00:52:23: Vielleicht wenn ich da ganz kurz einnobe... Ich finde das klingt auch sehr deutsch teilweise.

00:52:27: Von der Erwundertung mich das

00:52:31: insofern gar nicht.

00:52:32: Eigentlich nicht!

00:52:32: Das ist keine Überraschung.

00:52:35: Aber

00:52:36: Steffi danke.

00:52:37: Tatsächlich

00:52:37: ja.

00:52:37: also mit der Regulatorik sind wir sehr weit vorne.

00:52:40: Vielleicht ist es auch deswegen der Fall genau.

00:52:41: Dachregion

00:52:43: Ja,

00:52:43: genau.

00:52:44: Das ist ein deutschsprachiger Raum.

00:52:47: Genau, da haben die dann tatsächlich auch ihren größten Kundenstamm.

00:52:50: Also da kann man die großen nennen.

00:52:52: Die große Namen wäre beispielsweise eine Develop aus dem Münsterland.

00:52:56: Dann gibt es eine ELO, der elektronische Leitzordner heißt das Ausgesprochen, die Abwürzung.

00:53:02: Das ist irgendwie... Man weiß nicht wo man herkommt.

00:53:05: Irgendwann die nachfolgende Generationen mit damit gar nichts mehr anfangen können, mit diesem Begriff.

00:53:10: Die ELO.

00:53:11: dann gibt's eine Docuware Eine Easy, also da gibt es tatsächlich im Deutschsprach einen Markt einiger.

00:53:18: Den habe ich noch vergessen.

00:53:18: die SER Group ist auch noch von hier und internationaler... Du wirst gerade nochmal sagen?

00:53:26: Ach so eine Open Text zum Beispiel in den internationalen größeren Räumen.

00:53:30: M-Files fällt mir noch ein genau.

00:53:32: Also da gibt's schon eigentlich einen bunten Blumenstrauß an System Die Funktional wenn man mal ganz ehrlich ist auch wirklich sehr sich ähneln sagen wir mal.

00:53:40: Also den Bereich auch sehr gut abdecken können.

00:53:43: Da vielleicht auch nochmal Sorry an alle Hersteller, die wir jetzt vielleicht vergessen haben und diesen Podcast laut.

00:53:48: Ja

00:53:48: natürlich!

00:53:49: Wir können ja nicht jetzt hier anfangen tausend Stück aufzuziehen.

00:53:51: Genau dann werden wir ja fertig

00:53:53: sitzen.

00:53:53: also von der Erfreut ist uns da nicht böse.

00:53:55: Also ich fand eh die Anzahl jetzt schon krass überwäglich.

00:53:58: so viel habe ich gar nicht gerechnet.

00:53:59: muss ich ehrlich

00:53:59: gestimmt.

00:54:01: Kann das du denn davon ein?

00:54:03: Ja klar.

00:54:05: Okay.

00:54:07: Willst du jetzt erst mal wechseln

00:54:08: oder was?

00:54:09: Ich wollte es einmal nur fragen... Wir haben ja auch so ein bisschen schon drüber gesprochen.

00:54:15: ECM, DMS?

00:54:17: Ja!

00:54:21: Wir machen mal weiter.

00:54:22: Genau bitte.

00:54:23: Wir hatten ja sozusagen noch die Frage.

00:54:24: also ne Steffi hat er jetzt so'n bisschen aufgezählt.

00:54:27: Was gibt

00:54:27: es denn aber

00:54:28: genau und worauf habt ihr euch spezialisiert oder fokussiert?

00:54:33: oder wo ist euer Fokus?

00:54:35: Also unser Fokus ist ganz klar der Hersteller Develop mit dem wir Das

00:54:41: war der aus

00:54:43: Münsterland?

00:54:43: Genau.

00:54:45: Und weil wir für uns,

00:54:47: ja

00:54:48: wohnt hat er einfach das größte Portfolio mit dem wir unsere Projekte machen können.

00:54:54: also auch gerade technologisch hat die Developer sich sehr weiterentwickelt mit ihrem ACM System.

00:55:01: es gibt mittlerweile die Möglichkeit eine reine Cloud basierte Applikation ist falsch also ein reines cloud basiertes ECM von develop zu buchen, dann spart man sich die ganzen nativen Installationen und präm.

00:55:15: Es gibt aber auch noch das gleiche einer on-prem Version und ich kann sogar eine Hybridestellung zwischen beiden Varianten machen falls ich in der Cloud irgendwelche KI Modelle mit benutzen will oder halt ne Signatur um da irgendwas anders machen möchte.

00:55:29: also da haben sie sich schon sehr weiterentwickelt und man hat auch die Möglichkeit wirklich Wenn man mal von Souveränität spricht, das sind zum Beispiel in der Open Telecom Cloud zu betreiben also wirklich in Deutschland.

00:55:43: Ja und deswegen haben wir uns dafür entschieden diesen Hersteller sozusagen bei uns ins Beifroger zu nehmen.

00:55:50: Wo du da gerade drüber so gesprochen hast und Primcloud dachte ich mir einfach so gerade im Kopf Mensch, da haben wir ja noch gar nicht rüber

00:55:57: geredet.

00:55:57: Ja, das wäre auch gerade aufgefallen.

00:55:59: Und

00:55:59: ich dachte dann aber auch grade so...

00:56:01: Unser Bass-Bingo!

00:56:02: Ich weiß jetzt auch nicht ob was komplett aufmachen sollten weil ich glaube wenn wir den Rahmen wahrscheinlich etwas sprengen.

00:56:09: Wobei

00:56:10: also die einfachste Frage die man stellen kann und die war ja auch easy zu beantworten ist dass wenn ich mich zum Beispiel für eine ECM-Lösung aus der Cloud als Service dafür entscheide oder mich genau das aus der cloud konsumiere Dann heißt es ja nicht, dass meine Daten in der Cloud sind.

00:56:27: Sondern das ist ja im Endeffekt hier... Keiner von euch bei Nick, das finde ich ganz

00:56:34: schwierig.

00:56:34: Also habe ich mich auch gerade so gefragt?

00:56:37: Vielleicht... Ein Vorteil dieses Systems ist auf eine sehr modularere Aufbauweise.

00:56:43: Ich kann mich entscheiden, meine Daten on-prem zu haben

00:56:47: und

00:56:47: trotzdem

00:56:47: Funktionalität in der cloud zu benutzen.

00:56:56: Das wäre hybrid, genau.

00:56:57: Viele Kunden gehen aber mittlerweile auch hin und sagen wir machen es komplett in der Cloud?

00:57:01: Auch die Daten in der cloud.

00:57:04: Und auch in dercloud hat developp die gleichen Testarte wie auch in den on-premension.

00:57:08: also wichtig ist ja dass wir auch da die rotatorischen Themen abhaken und das ist da auch vollständig gegeben.

00:57:19: Ja, finde ich gut und reicht hier meistens

00:57:25: Klar.

00:57:26: Also, ich meine wir waren ja gerade so bei Deutschen und wenn das Testart da ist... Dann würde ich sagen, dann ist es so

00:57:32: genürtet.

00:57:32: Way to go!

00:57:33: Let's Go!

00:57:33: Ist so.

00:57:34: Ja von daher Thema dran.

00:57:35: Cloud Thema erledigt.

00:57:37: Ich würde dir jetzt grad den Zuschauern gerne beschreiben.

00:57:41: Fabi hat gerade einfach seinen Stift auf dem Block geschmissen und nach hinten gelähnt Okay let's go!

00:57:48: Das war sehr schön mit anzusehen.

00:57:53: Ich hatte vorhin Schnell mal eine Frage, wer ist meine wichtigste Frage entfallen?

00:57:59: Also was ich mich gerade natürlich noch frage wenn wir Zuhörer haben die sagen Mensch das was die der Rad erzählt haben.

00:58:08: Das ist genau das was ich brauche was mich beschäftigt wie gehen wir denn da überhaupt vor in solchen Projekt?

00:58:16: könnt ihr da vielleicht noch einen kurzen Abriss mal geben?

00:58:20: Ja, es ist tatsächlich so dass die Vorgehensweise dann gar nicht in Stein gemeißelt ist.

00:58:24: Also wir geben keine Reihenfolge vor, in der die Module jetzt installiert werden müssten sondern wir fangen wirklich da an wo der Nied ist beim Kunden.

00:58:32: Wir haben ja eben drüber gesprochen.

00:58:33: häufig sind's die Fahrabteilungen die dann kommen und sagen uns drückt hier am meisten der Schuheben bei den Verträgen oder uns gehen die Rechnung unter oder die HI-Abtreinung ruft und dann fangen wir genau da an.

00:58:45: Das heißt, wir nehmen die Anforderungen auf.

00:58:47: Das hört sich vielleicht jetzt so ein bisschen trocken an.

00:58:49: wenn man jetzt sagt ja dann listet uns mal auf welche Dokumenti alle ablegen wollt.

00:58:53: So trocken ist es in der Regel nicht weil man eigentlich immer direkt in die Prozesse reingeht.

00:58:59: also wir machen irgendwo ohne dass das jetzt dran steht aber wir machen schon eigentlich Prozessberatung mit weil's immer automatisch.

00:59:07: Dann fangen die Verabteilungen an, aus den Nähkästchen zu plaudern.

00:59:09: Oder wir sagen auch aktiv ja dann sagt uns doch jetzt mal an so einem Beispielszenario wenn jetzt der Vertrag reinkommt von der Bitte vom Brief der geöffnet wird wie durchläuft er euer Unternehmen und wie sind die einzelnen Schritte?

00:59:23: Wer sind die beteiligten Personen?

00:59:25: Und in der Regel kommt man über dieses Szenarien.

00:59:27: dann ja kommt man ins Reden und bekommt dann über die Schiene raus was genau wir abdecken müssen beim Kunden.

00:59:35: Und dann kommt man vom Thema Verträge vielleicht in eine ganz andere Ecke und dann sagt man ja, wir brauchen übrigens die digitale Personalakte auch noch... Und im besten Fall sind es dann wirklich mehrere Teilprojekte, die man beim Kunden hat bis man im schönsten Fall ein vollumfängliches oder das ganze Unternehmen durchdrucken hat sozusagen mit den ECM-Funktionalitäten.

00:59:54: Das kann sich aber durchaus über Jahre ziehen.

00:59:57: also wir gehen nie so vor dass wir sagen hier ab morgen schalten wir Windows Netzlaufwerke ab und die Drucker werden euch abgenommen oder so.

01:00:06: Ab morgen ist alles komplett im ECM.

01:00:08: da wird immer scheitern so einen Ansatz sondern wir sagen ganz bewusst Wir fangen da an, wo ihr vielleicht auch Kapazitäten habt und wo es eben der Bedarf ist.

01:00:17: Und dann machen wir Teilprojekt für Teilprojkt weiter?

01:00:20: Ich stelle mir gerade so vor, das ist ja vielleicht auch intern beim Kunden zum Beispiel.

01:00:27: Die eine Abteilung hat jetzt schon fancy ECM... Und die andere

01:00:32: guckt ganz traurig!

01:00:34: Da stellt einem überhaupt fest genau dass ...

01:00:39: Brauchen wir.

01:00:40: Hätte ich gern.

01:00:42: Das kann ich mir auch sehr gut vorstellen, tatsächlich.

01:00:45: Und ich glaube du hast es ja auch gerade so ein bisschen gesagt nicht gleich in die ganze Firma rein sondern step by step... Ich glaub'n ganz wichtiges Thema wir sprechen's ja oft genug an Auch hier natürlich das Adoption Change Management.

01:00:59: Die können die Nutzer ja nicht komplett überfordern und sagen von heute auf morgen einmal komplett alles anders Auch schön step by step ranführen, weil es sind der neue Arbeitsweisen gegebenenfalls.

01:01:11: Die sich ja dann auch erst mal etablieren müssen.

01:01:13: Auf jeden Fall!

01:01:14: Also der Appetit kommt dann im besten Fall beim Essen.

01:01:16: genau so dieser Night Factor der anderen Abteilungen.

01:01:18: Genau ist natürlich wünschenswert und das ist natürlich nicht einmal der Fall aber das hilft ja.

01:01:25: Wieso haben die das und gilt mich?

01:01:26: Ich will das auch.

01:01:27: Ja, ja,

01:01:27: genau.

01:01:30: Stark.

01:01:34: Tja ich gucke eben doch meine Notizen.

01:01:39: Hast du noch Fragen Fabi?

01:01:41: Jetzt hast du gerade eine leere Seite aufgeblättern.

01:01:44: Ich muss sagen, vielleicht auch das, wenn man so beieinander dem Podcast aufnimmt... Ist

01:01:49: schon

01:01:49: ein bisschen geiler irgendwie, ne?

01:01:51: Ja, aber ja.

01:01:51: Vor allen Dingen wir sind immer noch in Erfurt.

01:01:55: Wir sind immer nur noch in der Erfhurt.

01:01:56: ist

01:01:56: es immer noch schön!

01:01:58: Nee, ich glaube also ich gucke auch auf die Uhr und ich glaube wir haben die sechzig Minuten gerissen.

01:02:06: von daher selbst wenn ich jetzt noch Fragen hätte, ist einfach keine Zeit mehr.

01:02:11: Deswegen würde ich sagen vielen, vielen Dank.

01:02:15: Ja, vielen dank auch euch auch dass wir ihr sein durften.

01:02:17: Gibt es denn irgendwas bevor oder können sie anders noch machen?

01:02:20: Gibt's denn etwas was ihr noch gerne ergänzen wollen und wo ihr sagt so Herr Wiese habt ihr uns dann das eigentlich nicht gefragt?

01:02:25: Das ist das erste was die Kunden unzimmer fragen.

01:02:27: wieso seid ihr beiden nicht auf die Frage gekommen kann ja auch mal sein.

01:02:32: oder

01:02:33: also erstes was die kunden unzummer fragen weiß ich nicht.

01:02:35: das ist immer unterschiedlich

01:02:36: je nachdem.

01:02:38: Aber ich möchte einen Teil vielleicht noch ergänzen.

01:02:40: so zum Abschluss, weil wir ja auch ein sehr regulatorisches Thema haben.

01:02:45: Noch mal einen kleinen Hinweis das ab zwei tausend sieben zwanzig auch alle Dokumente in einer Heer Abteilung digital aufbewahrt werden müssen.

01:02:53: die Fristen laufen ab und das ist auch ein Thema mit dem uns gerade wirklich viel beschäftigen dass Personalakten digital vorgehalten werden weil Sie dann auch nach GOPD und DSGVO quasi vorherhalten müssen Und da gibt es auch wirklich schöne Systeme.

01:03:11: Auch von dem Hersteller, dass man Dokumente auch seinen Mitarbeitern zustellen kann und dann nicht in Portalen selber vorhalten muss sondern ich stelle es zu das ist wirklich auch rechtskonformen angekommen und ich brauche nichts mehr ausdrucken oder irgendwie in eine Post stecken oder so.

01:03:29: also da ist im Moment ein Neat und da möchte ich noch mal darauf hinweisen dass man also zum ersten ersten zwei sieben zwanzig diese Sachen digital vorhalten muß.

01:03:38: Das war nochmal ein wichtiger Hinweis.

01:03:39: Ich glaube,

01:03:39: das ist definitiv ein wichtiger hinweis.

01:03:42: Ja, da wusste ich nicht und du hast dir das mal angesprochen hast?

01:03:45: Ich glaube an alle die sich auch dazu mit euch austauschen wollen können ja auch gerne als Podcast at SVA.de schreiben gerne natürlich auch mit Wünschen, Hinweisen Verbesserungsvorschlägen an uns beide.

01:03:59: meldet euch gerne.

01:04:01: Ja Steffi!

01:04:04: Ich glaube es

01:04:07: ist alles gesagt.

01:04:08: Dann vielen Dank euch beiden.

01:04:10: Steffi Axel, schön dass ihr da wart und wir beide machen jetzt auch Feierabend würde ich sagen oder?

01:04:18: Machen wir Feier Abend oder...

01:04:21: Was?

01:04:22: Hier machen wir jetzt auf jeden Fall.

01:04:23: Wir

01:04:23: machen jetzt... Guck mal bitte hier auf die Uhr!

01:04:26: Ist schon dunkel, guck mal die Sonne geht unter.

01:04:29: Damit verabschieden wir uns aus dem modernen Workplace für heute zurück in den Alltag aber mit neuen Impulsen für die Arbeit von morgen.

01:04:35: Bleibt neugierig, bleibt vernetzt und hört beim nächsten Mal wieder rein wenn es heißt Focus on Modern Workplace.